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2 Jahre elektronische Signaturlösung im Kanzleialltag: ein persönlicher Erfahrungsbericht

2 Jahre elektronische Signaturlösung im Kanzleialltag: ein persönlicher Erfahrungsbericht

Unser ganz persönlicher Erfahrungsbericht nach über zwei Jahren für und mit der elektronischen Signatur.

Seit nunmehr 2 Jahren richten wir deutschlandweit in Kanzleien eine Signaturlösung auf Basis von signotec ein. Bereits Ende 2018 haben wir uns intensiv mit dem Thema beschäftigt, wie der Medienbruch Ausdrucken -> Versenden –> Scannen im Zusammenhang mit Mandantenunterschriften oder kanzleiintern Ausdrucken – Unterschreiben – Einscannen, um dem Mandanten die Schreiben per Mail oder per Austauschportal zur Verfügung zu stellen, zu vermeiden ist.

Grundlage der Herangehensweise war damals wie heute, dass sich der Prozess der Unterschriftenerfassung in die Kanzleiprozesse integrieren lassen muss. Mandantenbesuche in der Kanzlei oder Besprechungen beim Mandanten waren noch Gang und Gäbe und von den Notwendigkeiten unter einer Pandemie nicht die Rede.

Jedoch musste die Lösung auch hergeben, die Dokumente per Fernsignatur einzuholen. (Es soll ja tatsächlich vorkommen, dass die Mandanten nicht aus demselben Umkreis kommen oder sich gar im Ausland befinden.)

Kanzleiintern arbeiten die Kanzleien z.B. im DATEV Arbeitsplatz, hier wollen wir unsere Unterschrift tätigen – und dies alles rechtskonform und nachweisbar.

Verschiedene Produkte wurden von uns getestet, ob Cloud Lösung oder hardwaregebundene Systeme – letztendlich fiel für uns die Wahl auf jene Lösung von signotec, einem deutschen Hersteller für Signaturlösungen.

Was waren unsere Beweggründe:

  • Das System soll sich direkt in den Arbeitsplatz integrieren lassen.
  • Die Rechtsgültigkeit der Unterschriften muss nachweislich erbringbar sein.
  • Die Möglichkeit der Fernsignatur muss gegeben sein.
  • Die eingesetzte Software soll in gewissem Maße die Workflows in einer Kanzlei unterstützen.
  • Die Software soll automatisiert erkennen können, wo Unterschriftenfelder gesetzt werden. (Wir wollen nicht auf einem 20-seitigen Dokument zig Unterschriftenfelder manuell hinzufügen. Ginge aber auch, wenn wir wollten  .)

Schon damals war klar: eine Unterschrift auf ein Dokument zu bringen ist keine Herausforderung: ob eingescanntes Bild, Touchscreen mit Stifterfassung etc. – diese Möglichkeiten sind schon lange vorhanden.

Ich nenne hier immer sehr gerne ein eigenes Beispiel aus dem Jahr 2018: Ein Mitarbeiter erhielt ein Diensthandy. Da wir alle dezentral (im HomeOffice) arbeiten, wurde die SIM-Karte an einen Paketdienst vor Ort versendet. Nur stand als Adressat jedoch mein Name drauf. Also benötigte der Mitarbeiter eine Vollmacht von mir. Kein Problem: Vollmacht geschrieben, eingescannte Unterschrift rein, ausdrucken und abholen. Hmm, war das korrekt…?

Jeder kennt diese Szenarien: wo kein Kläger, da keine Anklage. Aber gerade als Unternehmer – und auch als Privatperson – gibt es gesetzliche Grundlagen, wo eine Unterschriftserfordernis gegeben ist und in welcher Form diese gegeben sein muss.

Keine Angst, ich werde Ihnen nun nicht die verschiedenen Signaturarten wie einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur erläutern. Diese Informationen erhalten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch oder Sie informieren sich auf den gängigen Seiten der Hersteller.

Wichtig ist uns als KanzleiBLICK besonders Eines: Der Medienbruch kann umgangen werden! – es gibt Wege und Möglichkeiten, dies umzusetzen und Dokumente elektronisch zu unterschreiben.

Wenn Sie dann beginnen, dies konsequent umzusetzen, entstehen jedoch noch ganz andere Themen, welche die Kanzleien nach der Einführung der Unterschriftenlösung umtreiben und denen wir bei jeder Einführung und Erstschulung begegnen:

  • Was passiert nach der elektronischen Unterschrift mit dem Dokument?
  • Wie leite ich es anschließend durch die Kanzlei oder zum Mandanten?
  • Wie bekomme ich mein Briefpapier, welches bisher im Drucker schlummerte, in meine Briefvorlagen? Muss ich jetzt alle Vorlagen duplizieren und den Briefkopf hinterlegen? (Die Antwort ist NEIN, bitte nicht!)
  • Wie kann ich das Dokument meinem Mandanten in Pusemuckel zuleiten, damit er unterschreiben kann?
  • Benötigt er dazu jetzt etwa noch einen Benutzernamen samt Passwort? (Nein!)
  • Wie bekomme ich es dann wieder zurück in die Kanzlei und in den Arbeitsplatz bzw. ins DMS?

Hier haben wir weitreichende Erfahrungen in den verschiedensten Einsatzgebieten gesammelt – und vorweg – es gibt nicht DIE EINE Lösung. Jede Kanzlei arbeitet individuell (und hat auch ganz unterschiedliche Mandate). Wir begleiten Sie, unterbreiten Vorschläge, geben Anregungen und SIE entscheiden, wie IHR Weg aussehen soll.

Aber wir leben von Ihrem Input: von Ihren Anwendungsgebieten und -wünschen, von Ihren Anregungen für die Software und ja: auch von Ihren Problemen damit. Denn, das ist uns klar, nicht alles läuft immer rund. Nur gemeinsam mit Ihnen können wir neue Impulse setzen und Ihre Ideen einfließen lassen und unsere Dienstleistungen somit stetig verbessern.

So geschehen bei der collect|bar unseres Partners digital|bar: einer konfigurierbaren Workflow-Software, um digitale Dokumente zu verarbeiten, zu veredeln und zu unterschreiben. Hier gibt es quasi eine „digitale Unterschriftenmappe“, welche ursprünglich aus dem expliziten Wunsch mehrerer Kunden hinzugekommen ist.

Die Vielzahl an Lösungen, die auf dem Markt sind, lassen Ihnen die Freiheit, sich für jene zu entscheiden, die Sie als passend für Ihre Kanzlei erachten. Aber ein Tipp: Vergessen Sie die o.a. Punkte nicht bei Ihren Überlegungen und dem Einsatz in der Kanzlei und beim Mandanten.

Abschließend noch eine Bitte: keinen Digitalisierungswahnsinn! Sprich digital unterschreiben und dann ausdrucken… Meine Kunden kennen sie: Lieschen Müller (frei erfunden, nicht basierend auf einer lebenden Person), die Papier liebt und nichts auf den neumodischen digitalen Kram gibt. Das ist vollkommen in Ordnung – dann drucken wir bitte weiter aus und unterschreiben analog.

Wir wollen papierÄRMER werden, papierlos wird – meiner persönlichen Meinung nach – so schnell  erstmal nichts.

Sie möchten nun mehr erfahren? Dann erhalten Sie hier nach Eingabe Ihrer Kontaktdaten einen Link zur Videopräsentation der elektronischen Signatur:

-> Präsentation der elektronischen Unterschrift im DATEV-Umfeld