Schon geBLICKt?! - Eine Vorlage für alles? Egal ob Druck oder PDF ? Das geht!
Auch in diesem Jahr waren wir wieder in vielen Kanzleien vor Ort und haben den MitarbeiterInnen bei ihrer alltäglichen Arbeit über die Schulter geblickt.
Oftmals lag das Augenmerk auf der Signaturlösung. Bei der Einrichtung kamen wir dann häufig ganz automatisch – wenn in Zukunft fast ausschließlich mit digitalen Dokumenten gearbeitet werden soll – auch zur Vorlagenverwaltung beim Kunden.
Dabei fällt uns immer wieder auf: es gibt zig Vorlagen, die jeweils mit dem Kanzleilogo versehen sind. Oder Vorlagen liegen doppelt vor – einmal mit Logo, einmal ohne Logo -, um dann bei der Erstellung der Briefe entsprechend auswählen zu können. Die Strukturen in der Vorlagenverwaltung sind teilweise abenteuerlich: jeder Rundbrief, der jemals an die Mandanten geschrieben wurde, liegt noch irgendwo in der Vorlagenverwaltung und ist so auch für jeden Mitarbeiter bei der Auswahl der richtigen Vorlagen sicht- und auswählbar. Ordnerstrukturen werden weniger bis gar nicht eingehalten. Das Chaos ist vorprogrammiert, Verunsicherung, was wann wie genutzt werden soll, spürbar und damit eine einheitliche Darstellung nach außen nicht möglich.
Doch es gibt eine Lösung für dieses Problem: den durchBLICK Vorlagenverwaltung!
Folglich beginnen wir immer als Erstes damit, kräftig und zielführend aufzuräumen, Ordnerstrukturen anzulegen und aufzubauen, ältere bzw. ungenutzte Vorlagen für die Mitarbeiter auszublenden und gegebenenfalls sogar zu löschen.
Und dann wäre da noch der Punkt, was mit den unzähligen Vorlagen passiert, wenn sich eine zentrale Information ändert? Wäre da nicht eine Vorlage für alles wünschenswert?
Stellen wir uns beispielsweise vor, die Bankverbindung ändert sich. Dann müssten Sie wirklich jede Vorlage bearbeiten. Jede einzelne! Auch wenn dies Einige schon mit Bausteinen lösen, wo die Informationen zur Bankverbindung zentral an einer Stelle liegen und diese dann jeweils im Rechnungskopf oder -fuss eingefügt werden können.
Wie wäre es denn, das Briefpapier als Baustein zu hinterlegen und bei der Dokumentenerstellung jeweils anzuwählen. Damit ließe sich steuern, ob der Brief mit Briefpapier erstellt (z.B. zum Weiterversand per Mail) oder ein entsprechend vorgefertigtes Briefpapier im Drucker ausgewählt werden soll. Dies ist auch bei mehreren Niederlassungen möglich: es liegt nur eine Vorlage vor, die aber für alle verschiedenen Standorte genutzt und der Briefkopf je nach Standort ausgewählt werden kann.
Das würden Sie sich auch für Ihre Kanzlei wünschen? Dann sprechen sie uns einfach an: +49 2372 568 99 95.
